#92 - Bewerbungen in 48 Stunden qualifiziert beantworten? So geht's
13.09.2024 16 min
Zusammenfassung & Show Notes
In dieser Episode erkläre ich dir meine "3-Töpfchen-Methode", mit der du innerhalb von 48 Stunden qualifizierte Antworten auf Bewerbungen geben kannst.
Die Methode sorgt dafür, dass Bewerber
Die Methode sorgt dafür, dass Bewerber
- jederzeit wissen, wie der Stand des Bewerbungsprozesses ist
- sich bei dir bedanken, auch wenn du Ihnen eine Absage schickst
- dein Unternehmen als professionellen und attraktiven Arbeitgeber wahrnehmen
Höre rein und erfahre, wie du damit deinen Bewerbungsprozess effizient und wertschätzend gestalten kannst.
Wenn du eine Frage oder einen konkreten Themenvorschlag für meinen Podcast hast, schreib mir eine E-Mail an pHoch3@claudiahuempel.com.
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Ich danke dir für deine Unterstützung.
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Transkript
Hand aufs Herz, wie lange dauert es bei dir, bis Bewerberinnen und Bewerber
eine Antwort bekommen, sobald sie sich bei dir auf eine der freien Positionen beworben haben?
Schaffst du es in 48 Stunden? Und ich rede nicht von einer automatisierten Antwort,
herzlichen Dank, Ihre Bewerbung ist bei uns eingegangen, sondern ich rede von
einer qualifizierten Antwort.
Wenn du länger als 48 Stunden brauchst, dann ist die folgende Episode für dich.
Und damit Hallo und herzlich Willkommen zu einer neuen Folge des P-Hoch-Drei-Podcast.
Ich erkläre dir heute meine Drei-Töpfchen-Methode, mit der ich es und vor allen
Dingen auch meine Kunden schaffen,
jede Bewerbung innerhalb von 48 Stunden qualifiziert zu beantworten und vor
allen Dingen, die dazu führt,
dass für alle Bewerberinnen und Bewerber der Bewerbungsprozess reibungslos funktioniert,
schnell abläuft und sie zu jedem Zeitpunkt wissen, woran sie gerade sind und wie es weitergeht.
Ich nenne diese Methode ja gerne die Drei-Töpfchen-Methode und du wirst gleich
sehen, woran das liegt oder warum das der richtige Name ist.
Voraussetzung dafür, dass diese Methode gut funktioniert und damit du,
dass du sie auch wirklich, nachdem du eine Stellenanzeige ausgeschrieben hast,
egal wie, ob auf Social Media oder auf deiner Webseite und die ersten Bewerbungen eingehen.
Damit das gut funktioniert, musst du sicherstellen, dass du eine ganz klare
Anforderungsanalyse gemacht hast und dass du ganz genau weißt,
welches die drei Must-Have-Kriterien für diese Position sind.
Das heißt, du weißt ganz genau, welche Kompetenzen und Skills,
welche drei bis maximal fünf Kompetenzen und Skills die Bewerber und Bewerberinnen mitbringen müssen,
damit sie überhaupt für diese Position in Frage kommen.
Ich gehe jetzt mal von drei aus. Also du hast genau festgelegt,
welche drei Kompetenzen und Skills wichtig sind, unabdingbar sind,
ein absolutes Must-Have sind.
Und dann gibt es eigentlich genau drei Möglichkeiten.
Die erste Möglichkeit ist, du bekommst eine Bewerbung, schaust sie dir an und
denkst und siehst sofort, nein, die drei absoluten Must-Have-Kriterien sind nicht erfüllt.
Entweder alle drei nicht oder eins nicht oder zwei nicht, aber sie sind nicht
erfüllt. Dann kommt diese Bewerbung in das Töpfchen Absage, das erste Töpfchen.
Und diese Entscheidung kannst du innerhalb von 30 bis 60 Sekunden treffen.
Da brauchst du gar nicht weiter zu gucken.
Dann die zweite Möglichkeit. Du bekommst eine Bewerbung, schaust drauf,
siehst, dass die drei Must-Have-Kriterien erfüllt sind und darüber hinaus denkst du, boah,
das gibt es ja nicht so jemand mit dieser Erfahrung oder dem Know-how oder irgendetwas,
was dich daran fasziniert oder wo du denkst, das wäre eine gute Ergänzung für
euer Unternehmen, für euer Team.
Diese Person möchte ich unbedingt kennenlernen. Dann ist das das Töpfchen.
Ja, lade ich sofort ein. Und die dritte Möglichkeit ist, du bekommst die Bewerbung,
schaust da drauf, siehst, alle drei Kriterien, alle drei Must-Have-Kriterien sind erfüllt.
Aber du bist dir nicht so ganz sicher. Du schaust dir die Unterlagen an und
denkst, ich weiß nicht so genau, da gibt es noch diese eine oder andere Frage.
Ob ich die Person wirklich einladen möchte, weiß ich nicht.
Dann gibt es halt eben ein Töpfchen, das da heißt vielleicht.
So, das sind die drei Möglichkeiten, die es gibt. Also es gibt noch eine vierte Möglichkeit.
Das ist dann die Kür. Da komme ich nachher nochmal drauf zurück.
Aber diese drei Möglichkeiten gibt es, diese drei grundsätzlichen Möglichkeiten.
Also Absage, sofort und unbedingt einladen oder kennenlernen wollen.
Und dritte, weiß nicht so genau.
Und dann kannst du innerhalb von 30 bis 60 Sekunden die Bewerbungen sortieren
in genau diese drei Ordner.
Wie geht es dann weiter? Du nimmst dir das Absagetöpfchen, also den Absageordner
her und alle Bewerbungen, die dort drin gelandet sind,
bekommen spätestens, beziehungsweise bekommen innerhalb der nächsten zwei Tage eine Absage.
Du schreibst die Absage bitte nicht sofort, sondern erst in 48 Stunden.
Das ist einfach so ein bisschen eine Wertschätzung, weil sonst sieht das so aus, wie es ja ist.
Du hast dir das angeguckt und denkst,
ja, ist es nicht, weil die Mindestanforderungen sind nicht erfüllt.
Und diese Bewerbung oder diese Absage schreibst du bitte wertschätzend und du
schreibst den Grund da rein,
nämlich leider erfüllen sie oder erfüllst du diese Anforderung nicht und das
ist eine unserer wichtigsten Anforderungen.
Du kannst eine nehmen oder alle drei und natürlich schreibst du das nicht individuell,
sondern du hast so eine E-Mail vorbereitet.
Die meisten Unternehmen und du vielleicht auch haben ja ein entsprechendes System,
ein Bewerbersystem vielleicht, machen das nicht irgendwie einfach nur per E-Mail,
dann ist das alles noch viel einfacher.
Aber selbst wenn man nur mit E-Mail oder mit Outlook arbeitet,
kann man das perfekt vorbereiten und das dauert einfach nur wenige Minuten.
So, dann nimmst du dir den zweiten Ordner her, da sind die Bewerbungen drin,
wo du begeistert bist und die du sofort einladen möchtest.
Und dann machst du folgendes, je nachdem, was dir lieber ist, du rufst direkt an.
Dann, das kann natürlich schwierig sein, insbesondere wenn das jemand ist,
der noch in, und das werden die meisten sein, die irgendwo anders arbeiten,
dann ist es ein bisschen schwierig, untertags anzurufen.
Aber du kannst natürlich auch da eine, hast schon eine vorbereitete E-Mail,
schreibst eine E-Mail, wo drin steht,
sinngemäß, lieber Bewerber, wir freuen uns über diese, über die Bewerbung und
würden Sie gerne kennenlernen.
Und folgende Termine stehen zur Verfügung oder folgende Termine kann ich Ihnen anbieten.
Das wäre so der Standard. Standard, die Kür, also sozusagen Prozess mit Sternchen, ist,
wenn du an dieser Stelle einen Link, einfach einen Link auf deinen Kalender,
wo du bestimmte Termine genau für solche Gespräche freigegeben hast,
mitschickst, wo sich dann nämlich der Bewerber oder die Bewerberin selber den
Termin auswählen kann, der am besten passt.
So, und im dritten Ordner oder im dritten Töpfchen sind jetzt die,
bei denen du dir noch nicht sicher bist.
Da, denen schickst du eine E-Mail, die du natürlich auch vorbereitet hast,
wo sinngemäß drin steht, lieber Bewerber, vielen Dank für die Bewerbung.
Wir werden noch einige Zeit brauchen, um aus den eingegangenen Bewerbungen diejenigen
auszuwählen, mit denen wir gerne Gespräche führen möchten.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass das noch drei Tage dauern wird oder
dass das noch eine Woche dauern wird.
Wir melden uns bei Ihnen verlässlich bis zum.
So und natürlich, das ist jetzt so in die Tüte gesprochen, das kann man viel
schöner schreiben, mir geht es nur um das Prinzip.
Die Bewerbungen, bei denen du nicht sicher bist, ob die wirklich passen,
ob du die Zeit investieren möchtest, wo du vielleicht nochmal auch ein bisschen
Zeit dir nehmen möchtest, um ein bisschen zu recherchieren oder dir die genauer anzugucken,
denen schreibst du einfach innerhalb der ersten 48 Stunden genau so eine E-Mail,
bis wann du dich verlässlich meldest.
Und dann, und das ist ganz, ganz wichtig, meldest du dich auch zu dem Zeitpunkt.
Entweder hast du bis dahin eine Entscheidung getroffen, dass du sagst, nee, möchte ich nicht.
Dann bekommt auch diese Person eine E-Mail, eine wertschätzende Absage,
wo drinsteht, aus welchem Grund die Absage erfolgt.
Das ist ganz wichtig, so einen Grund, einen nachvollziehbaren Grund anzugeben.
Denn damit zeigst du Wertschätzung und bist auch so transparent,
dass du die Bewerberinnen und Bewerber an deiner Entscheidung teilhaben lässt.
Und das ist etwas, was ihnen auch hilft, einfach mit dieser Bewerbung und vor
allen Dingen auch mit der Absage besser umzugehen.
Und diese Methode wendest du während des Bewerbungsprozesses jeden Tag an.
Jeden Tag einmal schaust du in dein Postfach, beziehungsweise in das Postfach,
wo bei euch die Bewerbungen reingehen, guckst dir an, sind Bewerbungen reingekommen?
Wenn ja, dann bearbeitest du die genau nach dieser Methode und wenn keine reingekommen
sind, gut, dann brauchst du ja auch nichts zu tun.
Und natürlich ist es wichtig, diese Termine im Auge zu behalten,
insbesondere bis wann man jemandem Bescheid geben möchte, ob er nun eingeladen
wird oder eine Absage bekommt.
Das ist ganz klar. Und zum anderen ist es natürlich dann auch wichtig,
bei denen, die man einladen möchte, sie wirklich innerhalb kürzester Zeit dann
auch mit ihnen einen Termin für ein erstes Gespräch zu machen.
Und dann geht es ja nach dem ersten Gespräch weiter, darum soll es heute nicht gehen,
aber mit diesem Verfahren, mit dieser Methode hast du zu jeder Zeit den Überblick
und du kannst auch garantieren, dass du auf jede Bewerbung reagierst und zwar in kurzer Zeit.
Und glaub mir, deine Bewerberinnen und Bewerber werden sich bei dir bedanken,
insbesondere die, denen du eine Absage mit einem nachvollziehbaren Grund schickst.
Sie werden sich bei dir bedanken dafür, dass du so schnell reagiert hast und
dass du ihnen klar geschrieben hast, warum du dich gegen sie entschieden hast.
Das geht mir ganz, ganz oft so.
Ich habe das schon so oft erlebt und bekomme wirklich regelmäßig auch solche
E-Mails von Menschen, denen ich eine Absage, leider eine Absage schicken musste.
So, und ich hatte ja eingangs gesagt, eigentlich gibt es noch ein viertes Töpfchen.
Das ist dann wirklich die Kür, das ist dann so wirklich Recruiting mit Sternchen.
Und zwar kann es ja durchaus sein, bei den Bewerbungen, die du bekommst,
dass da jemand dabei ist, der die Mindestanforderungen gar nicht erfüllt,
aber wo du drauf guckst und denkst, boah, wie geil.
Was für ein Lebenslauf, was für Kompetenzen. Schade, passt hier jetzt nicht drauf.
Aber entweder hast du eine andere Stelle, wo er halbwegs gut hinpassen könnte
oder aber du denkst, das könnte aber für die Zukunft schon interessant sein.
Mit dieser Person würde ich mich gerne mal unterhalten. Also das ist so etwas
wie Talent Acquisition by the way, will ich mal sagen.
Also während eines Recruiting-Prozesses für eine freie Position bekommst du
irgendwie die Kontaktdaten, die Bewerbung von jemandem, den du für diese Position nicht siehst,
aber der dein Unternehmen super ergänzen könnte oder für irgendein anderes Team,
für irgendeine andere Position gut geeignet wäre.
Dann, das wäre das Töpfchen 4 und da kannst du dann eben wirklich auch und solltest
du eine E-Mail schreiben, so nach dem Motto, dass das für diese Position aus den und den Gründen,
dass du das nicht siehst, aber du dich gerne mal mit der Person unterhalten
würdest, schickst auch deinen Kalender mit.
Das muss ja dann nicht innerhalb kürzester Zeit sein, das kann ja auch dann
irgendwie eine Woche später oder zwei Wochen später sein, wo du dafür Termine
dann freigibst und wo du dann einfach mal ein unverbindliches Gespräch führst,
um diese Person kennenzulernen.
Und wenn ich sage, ein unverbindliches Gespräch, dann kann das ein Telefonat
sein oder ein 15-Minuten-Zoom oder Teams-Call, um herauszufinden,
ob diese Person vom Spirit passen würde.
Und dann hast du jemanden, wo du dann schon so eine Art Talente-Pool anlegen
kannst. Wie gesagt, das vierte Töpfchen, das ist wirklich die Kür.
Fang erst mal mit der Methode mit den drei Töpfchen an, fang am besten morgen
damit an und du wirst sehen, dass sich dein Recruiting-Prozess,
dass sich die Bewerbungsprozesse bei euch schlagartig verändern.
Verbessern werden, die werden einfach schneller und du wirst mit Sicherheit
Antworten oder Nachrichten von Bewerbern bekommen, denen du innerhalb von zwei
Tagen eine Absage schickst mit einer Begründung.
Und das ist etwas, das darfst du nicht unterschätzen, das ist etwas,
was langfristig auf deine Arbeitgebermarke, auf deine Unternehmensattraktivität,
auf deinen Ruf als guter Arbeitgeber einzahlt.
Und genau darum geht es dabei auch.
Und dann freue ich mich auf deine Rückmeldung, auf deine Anmerkungen dazu,
vielleicht auch auf deine Ergänzungen, was du noch zusätzlich machst oder vielleicht
auch auf eine Methode, wie du das Ganze handhabst.
Schreib mir gerne an phoch3 at claudiahümpel mit ue.com.
Ich freue mich auf Nachrichten, Anregungen und du kannst natürlich auch hier
unter dem Podcast deinen Kommentar hinterlassen.
Das war's für heute und ich wünsche dir ein schönes Wochenende. Bis zum nächsten Mal.
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