#76 - Hausaufgaben gemacht? So punktest du bei deinen Bewerbern und beugst dem Fachkräftemangel vor
24.05.2024 19 min
Zusammenfassung & Show Notes
Hast du deine Hausaufgaben in Sachen Recruiting-Prozess gemacht?
In dieser Episode erkläre ich dir, welche 4 Bereiche essenziell sind und womit du dich im Wettbewerb um die guten Leute positiv von anderen Unternehmen abheben kannst.
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Du möchtest konkrete Unterstützung bei der Optimierung deines Recruiting-Prozesses? Buch dir in meinem Kalender einen Termin für ein unverbindliches Erstgespräch, in dem wir gemeinsam besprechen, ob und wie ich dich unterstützen kann.
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Ich danke dir für deine Unterstützung.
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Transkript
Die allermeisten Unternehmen, die über den Fachkräftemangel jammern,
statt etwas dagegen zu tun, haben ihre Hausaufgaben in Sachen Mitarbeitergewinnung
und vor allen Dingen in Bezug auf ihren Bewerbungsprozess nicht gemacht.
Und damit herzlich willkommen zu dieser neuen Ausgabe des P3 Podcast.
Heute eine ganz kurze Episode, in der ich dir kurz erläutern werde,
was die Hausaufgaben sind.
Und dann kannst du ganz einfach deinen eigenen Bewerbungsprozess im Unternehmen
ansehen und dir überlegen, ob du deine Hausaufgaben gemacht hast, ja oder nein. Nein.
Hausaufgaben machen heißt für mich, dass der Bewerbungsprozess von A bis Z durchdacht ist,
gut funktioniert und vor allen Dingen in den wesentlichen Bereichen,
nämlich was die Anforderungsanalyse angeht, was dann hinterher die Stellenausschreibung
angeht, der Bewerbungsprozess selber,
also das eigentliche Bewerbungsverfahren und das Auswahlverfahren und die ersten
100 Tage des neuen Mitarbeiters, dass das wunderbar funktioniert und eben auch
einige wichtige Dinge dabei berücksichtigt sind, wichtige Punkte.
Das Erste ist, dass dir klar sein muss, wen du für was suchst, für welche Aufgaben.
Und da geht es zum einen natürlich um die Beschreibung der Aufgaben und des
Verantwortungsbereiches, der,
wo du jemanden einstellen möchtest, aber natürlich auch darüber,
welche Anforderungen, welche fachlichen und methodischen Kompetenzen da notwendig sind.
Und hier ist weniger mehr.
Das heißt, beschränk dich unbedingt auf so etwas wie drei bis maximal fünf unbedingt
notwendige Anforderungen.
Eventuell noch ein oder zwei, die nice to have wären und konzentrier dich lieber
darauf, dir zu überlegen, okay, welche Erwartungen verbinden wir mit dieser
Position und mit dieser Rolle?
Mit welchen Herausforderungen wird der oder die Neue zu kämpfen haben?
Und zwar nicht in Bezug auf ihre Person, sondern weil das einfach momentan eine
Herausforderung bei euch im Unternehmen ist.
Und der dritte Punkt dabei ist, wie wird die Einarbeitung für diese Position
aussehen? Also wen suchst du für welche Aufgabe?
Darüber muss, bevor es losgeht, absolute Klarheit herrschen unter allen,
die mit diesem Bewerbungsprozess, dem Suchprozess zu tun haben.
Der zweite Punkt, mach bei den Stellenausschreibungen deine Hausaufgaben und das heißt,
sei so konkret wie möglich, mach keine 0815-Ausschreibung, sondern schreibe wirklich ganz konkret,
mit welchen Aufgaben, welchen Aufgabenbereich der oder die neue zu bearbeiten hat, was zu tun ist.
Das heißt, schreib auch hier maximal fünf möglichst konkrete Anforderungen,
vielleicht noch zwei nice to have dazu.
Gib vor allen Dingen, und das ist das Allerwichtigste, ein realistisches Gehaltsband an.
Das muss keine detaillierte, auf den Euro genau detaillierte Gehaltsangabe sein,
aber zumindest ein Gehaltsband. Denn das wirst du dir ja vorher auch überlegt
haben, wie groß das Budget für diese Stelle ist und das.
Gib das bitte an. Damit unterscheidest du dich von 95 Prozent der ausgeschriebenen
Stellen und kannst dich auch in den Gesprächen dann immer darauf beziehen.
Gib vor allen Dingen einen Ansprechpartner an, mit Foto, Telefonnummer,
wann zu erreichen für Rückfragen und sorge dafür,
dass für die möglichen Bewerber von vornherein klar ist, wie der Bewerbungsprozess,
wie das Bewerbungsverfahren aussieht.
Das heißt, mit wie vielen Gesprächen zu rechnen ist und wie das Ganze aussehen wird.
Das musst du nicht in jede Stellenausschreibung schreiben.
Idealerweise steht das auf der Karriereseite, dann brauchst du da einfach nur
in der Stellenausschreibung darauf zu dich zu beziehen.
Und der dritte Bereich, wo du deine Hausaufgaben machen musst,
das ist das eigentliche Bewerbungsverfahren.
Das heißt, von dem Moment an, obwohl eine Stellenausschreibung veröffentlicht ist,
also auf Portalen, auf Social Media oder eben auch auf eurer Webseite und die
ersten Bewerbungen eintrudeln, reinkommen,
ab dem Moment bis hin zur Besetzung sollten idealerweise nicht mehr als vier
Wochen vergehen. Wie komme ich da drauf?
Sobald eine Bewerbung eingeht per E-Mail, ist es unerlässlich,
dass der Bewerber eine automatisierte Antwort bekommt, nur als Eingangsbestätigung. Das ist mal das Erste.
Das Zweite ist, dass es essentiell ist, sich innerhalb von 24 bis maximal 72
Stunden zurückzumelden auf diese Bewerbung.
Und jetzt wirst du vielleicht sagen, ja, aber wie kann ich das,
wenn du deine Hausaufgaben in Sachen Anforderungsanalyse gemacht hast, das heißt genau weißt,
wen du für was suchst, dann hast du ganz klar vor dir liegen die Auswahlkriterien
und die Bewertungskriterien und du siehst auf einen Blick,
ob ein Bewerber geeignet ist oder eben auch nicht.
Damit kannst du auch wirklich innerhalb von 24 bis 72 Stunden reagieren,
denn mögliche Reaktionen sind, entweder du schickst sofort eine Absage aus,
weil der Bewerber überhaupt nicht passt und keinem den Anforderungen nicht genügt.
Dann hast du die Bewerber, wo du sagst, oh yes, die will ich unbedingt kennenlernen.
Mit denen kannst du sofort und direkt Kontakt aufnehmen und sie zu einem Gespräch,
zu einem ersten einladen.
Und dann gibt es natürlich immer noch die dritte Kategorie, wo du vielleicht
noch nicht so ganz sicher bist, die interessant aussehen, aber nicht,
wo du jetzt nicht sagst, oh yes, genau das ist er.
Die packst du halt eben einfach in ein extra Töpfchen und diese Person bekommt
eine freundliche Mitteilung, dass es noch circa eine Woche dauern wird,
bis du dich meldest und dann musst du natürlich auch diese Zeit einhalten.
So und mit diesem Vorverfahren und einer guten Vorbereitung,
nämlich dir auch zu Beginn einer Suche schon Termine zu reservieren,
zusammen mit denjenigen, die einem einfach auch die Auswahlgespräche mitführen,
kannst du das einfach sicherstellen.
Du kannst sicherstellen und kannst auch gewährleisten, dass ihr in möglichst
zügig überhaupt reagiert,
möglichst zügig die ersten Gespräche verabredet und dann eben auch das vorher
festgelegte Bewerbungs- und Auswahlverfahren entsprechend durchläuft.
Und der letzte, vierte und letzte Bereich,
wo du sicherstellen musst, für den du sicherstellen musst, dass du da auch wirklich
deine Hausaufgaben gemacht hast und dass er gut vorbereitet ist,
das ist dann eben, das sind die ersten 100 Tage.
Das heißt, nach der Auswahl erfolgt natürlich eine rasche Vertragsunterzeichnung.
Und damit beginnt das sogenannte Preboarding.
Das heißt, du stellst sicher, dass am ersten Tag, zu dem der neue Mitarbeiter
bei dir startet, auf jeden Fall alles vorbereitet ist von den Zugängen über die Arbeitsmittel.
Alle wissen Bescheid, der Buddy ist benannt, das Onboarding-Programm und auch
der Einarbeitungsplan stehen,
das sind einfach Dinge, die in der Zeit vorbereitet werden,
sodass dann nämlich am ersten Tag der Neue oder die Neue freundlich begrüßt
werden kann, sich willkommen fühlt, sofort einen Buddy an der Seite hat,
sofort den Onboarding-Plan in die Hand bekommt, den Einarbeitungsplan in die Hand bekommt.
Und der Unterschied zwischen Onboarding und Einarbeitung nochmal kurz erklärt,
Onboarding ist wirklich nur so diese Integration.
Das heißt, wie funktioniert das hier in der Firma, wer sind die Ansprechpartner,
wer sind meine Kollegen, wie läuft das mit dem Urlaub, wie ist es mit dem Essen,
was muss ich machen, wenn ich Urlaub einreiche, was muss ich machen, wenn ich krank bin.
Also diese ganzen organisatorischen Dinge und eben wirklich auch so dieses Ankommen, sich integrieren,
sozial integrieren, wie sind so die Spielregeln, das ist all das,
was man unter Onboarding versteht und die Einarbeitung bezieht sich natürlich
auf die Übernahme des neuen Aufgabenbereiches und da muss einfach sichergestellt
sein im Einarbeitungsplan,
dass zum einen die gegenseitigen Erwartungen völlig klar sind,
dass ganz klar ist, welche Meilensteine erreicht werden sollen in den ersten
vier Wochen, in den ersten drei Monaten, in den ersten sechs Monaten,
dass eben schon Feedbackgespräche, dann auch Termine für Feedbackgespräche verabredet
werden und dass eben dort wirklich sichergestellt ist,
Heißt, dass der neue Mitarbeiter einfach auch möglichst rasch in der Lage ist,
seine Aufgaben zu übernehmen, ohne dass es eine Überforderung ist,
sodass sichergestellt ist, dass er zu jedem Zeitpunkt auch über die nötigen
Fähigkeiten und Kompetenzen verfügt, sich aber trotzdem eben auch einfach entfalten kann.
Ja, das ist das, was ich unter Hausaufgaben machen verstehe.
Nochmal ganz kurz zusammengefasst, was sind die wichtigsten Dinge?
Die wichtigsten Punkte sind, wen suchst du für was?
Wird das in deiner Stellenausschreibung alles deutlich und ist von Anfang an
klar, wie der Bewerbungsprozess läuft, also ein möglichst transparenter Bewerbungsprozess?
Habt ihr einen zügigen Bewerbungsprozess? Ist sichergestellt,
dass in den ersten 24 bis 72 Stunden nach Eingang einer Bewerbung auch wirklich
eine individuelle Reaktion und Antwort kommt auf eine Bewerbung?
Und dann eben auch wirklich zügig durch den Bewerbungsprozess gegangen wird.
Und damit meine ich, das möchte ich hier nochmal festhalten,
es sollen keine überstürzten Entscheidungen getroffen werden.
Aber je besser du vorbereitet bist, je besser du dir zu Beginn überlegt hast,
wen du für was suchst, wie du jemanden auswählen willst, wie du jemanden erkennen wirst,
wie du erkennen wirst, auch welche Fragen du stellen wirst, Um herauszufinden,
ob die Person, die vor dir ist, auch wirklich geeignet ist.
Umso eher und umso besser und umso schneller kannst du durch diesen Bewerbungsprozess
führen und umso fundiertere Entscheidungen kannst du auch treffen.
Sodass es völlig möglich ist,
auch innerhalb von vier Wochen so einen Bewerbungsprozess abzuschließen.
Teilweise geht es auch schon schneller. Ich habe das also durchaus auch schon
schneller erlebt und schneller auch selber durchgeführt.
Und dann eben der letzte Punkt, wirklich dafür zu sorgen, dass die ersten 100
Tage erfolgreich sind und dass eben alles vorbereitet ist, in der Einarbeitungsplan steht.
Onboardingplan steht und jemand auch der Neue eben auch wirklich in den ersten
100 Tagen die Möglichkeit bekommt.
Zu zeigen, was er kann, unüberfordert zu sein, sich willkommen fühlt und möglichst
rasch dann eben einfach auch integriert und,
und die neuen Aufgaben übernehmen kann.
Und wenn du jetzt sagst, ja, das ist ja klar, bei mir läuft das alles so,
herzlichen Glückwunsch.
Ich bin mir ziemlich sicher, dass du dann überhaupt gar keine Probleme haben
wirst oder überhaupt gar keine Probleme hast,
die richtigen Leute und die passenden Leute zu finden und dich von gefühlt 90
Prozent der anderen Unternehmen unterscheidest, positiv abhebst.
Das heißt, denn in der Regel und da braucht man einfach nur mal Bewerberinnen
und Bewerbern zuzuhören oder auch in seinem Umfeld einfach mal nachzufragen,
was Menschen, die auf der Suche nach einem Job sind, so erleben.
Damit unterscheidest du dich dann, wenn du das alles erfüllst,
unterscheidest du dich wirklich von den meisten Unternehmen.
Denn egal in welcher Größe, ob klein, mittelgroß oder eben auch Großkonzern,
diese Hausaufgaben sind bei den wenigsten Unternehmen tatsächlich auch gemacht
und das ist nicht die Realität, es ist nicht die Lebensrealität von Bewerbern,
was sie in ihren Bewerbungsprozessen erleben.
Ein Beispiel zur Abschreckung vielleicht.
Ich habe jetzt von einem Bekannten gehört, der sich beworben hat auf eine Position,
wo er wirklich von seinen Erfahrungen und von seinen Kompetenzen und auch vom
Aufgabengebiet super gepasst hätte.
Also wirklich nach dem, was in der Stellenausschreibung stand, optimal.
Die Stellenausschreibung war relativ konkret. Es war dort auch eben eine Ansprechpartnerin
mit Telefonnummer angegeben.
Und ja, mein Bekannter hat nach zehn Tagen noch keine Antwort bekommen,
außer diese automatisierte Antwort.
Man muss wissen, in der Stellenausschreibung, die war schon so formuliert,
dass es hieß, dass es dringend zu besetzen ist, also rasch zu besetzen ist,
diese Position. Und er hat dann...
An drei verschiedenen Tagen zu drei verschiedenen Uhrzeiten versucht,
die Ansprechpartnerin unter der angegebenen Telefonnummer zu erreichen und jedes
Mal ging eine anonymisierte Mobilansage, also noch nicht mal personalisiert an.
Es erfolgte kein Rückruf, sie war nicht erreichbar und von daher,
das ist ein absolutes No-Go.
Und das ist nur ein Beispiel, was alles schieflaufen kann.
Und das ist nur ein Beispiel dafür für die Odyssee, die so viele Bewerberinnen
und Bewerber erleben, wenn sie auf der Suche nach einem neuen Job sind,
wenn sie etwas entdeckt haben,
was sie interessiert und sich dort bewerben wollen bei dem Unternehmen.
Da könnte ich Geschichten erzählen.
Also da schlackere ich jedes Mal mit den Ohren und denke immer,
Fachkräftemangel scheint es nicht zu geben.
Du kannst den Unterschied machen, sorg dafür, dass du deine Hausaufgaben gemacht
hast, dass die vier Punkte oder die vier Bereiche, wenn das schon mal läuft,
dann hast du eine gute Basis gelegt.
Alles andere, es gibt noch viele weitere Punkte, aber das ist dann die Kür.
Diese vier Punkte oder diese vier Bereiche, die ich genannt habe,
die sollten funktionieren.
Wenn du wissen möchtest, wie du dastehst, also wie dein Bewerbungsprozess läuft,
dann kannst du dir gerne auf meiner Webseite kostenlos den 5-Minuten-Recruiting-Check runterladen.
Ich habe dort 40 Fragen zusammengestellt, die du alles ja, nein fragen,
die kannst du in drei Minuten beantworten oder in fünf Minuten und mit der Auswertung
bekommst du einfach einen guten Überblick darüber,
wo du stehst und wo deine Baustellen sind, also welche Punkte du verbessern solltest.
Und wenn du die identifiziert hast und sagst, aber ich weiß trotzdem nicht,
wie ich es schaffen soll,
irgendwie in 24 bis 72 Stunden zu antworten und ich habe immer noch keine Idee,
wie ich mein Anforderungsprofil so gestalte, dass es mir auch wirklich dann
bei der Auswahl hilft oder eben auch dabei hilft,
in dem Bewerbungsprozess die richtigen Fragen zu stellen, um herauszufinden,
wer denn nun der am besten passende Kandidat ist, dann melde dich sehr gerne bei mir.
Wir können gemeinsam mal draufschauen, wo bei dir wirklich auch die Schwachpunkte sind.
Und natürlich unterstütze ich dich auch gerne dabei,
dass du deine Hausaufgaben auf jeden Fall machst und damit auch als guter Arbeitgeber
sichtbar wirst und sowohl bei
den Bewerbern als vor allen Dingen dann auch später bei den Mitarbeitern,
da ihnen wirklich die Wertschätzung gibt, die sie brauchen und verlangen.
Und damit einfach einen Grundstein dafür legst, die richtigen Leute zu gewinnen.
Jo, und damit so viel für heute.
Ich denke, du hast einiges zu tun und ich hoffe, ich konnte dir damit ein paar
Anregungen geben und vor allen Dingen meine These auch untermauern.
Schau einfach, wie es bei dir aussieht und wenn alles gut läuft,
dann herzlichen Glückwunsch.
Und damit sehen wir uns und hören uns beim nächsten Mal wieder.
Und da gebe ich schon mal einen ganz kleinen Spoiler, weil ich habe beim nächsten
Mal eine Expertin zu Gast, die sich mit dem Thema Digitalisierung von HR-Prozessen
beschäftigt und die ganz tolle Einblicke darin gibt,
an welchen Stellen man wie diese vielen Dinge noch verbessern und effizienter gestalten kann.
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