#109 - Erfolgreiches Recruiting - Vom ersten Kontakt bis zum perfekten Start 6/6): Das Preboarding
Zwischen Vertrag und Start: Begeisterung statt Zweifel
10.01.2025 22 min
Zusammenfassung & Show Notes
In der finalen Folge der Serie „Erfolgreiches Recruiting – Vom ersten Kontakt bis zum perfekten Start“ geht es um die Preboarding-Phase: Das ist die Zeit zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag.
In der Folge erfährst du, wie du mit guter Vorbereitung, kleinen Gesten und persönlichem Kontakt echte Begeisterung bei neuen Mitarbeitenden weckst und damit die langfristige Bindung von Anfang an stärkst.
In der Folge erfährst du, wie du mit guter Vorbereitung, kleinen Gesten und persönlichem Kontakt echte Begeisterung bei neuen Mitarbeitenden weckst und damit die langfristige Bindung von Anfang an stärkst.
- Warum Preboarding so entscheidend für langfristige Bindung ist
- So bereitest du Arbeitsplatz, Tools und Zugänge optimal vor
- Kleine Gesten, große Wirkung: So stärkst du Vertrauen und emotionale Bindung vor dem ersten Arbeitstag.
- Wie du den ersten Arbeitstag zum Highlight machst
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Wann: 14.1.2025, 12:00 - 13:30 Uhr
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Meld dich auch an, wenn du nicht live dabei sein kannst. Dann bekommst du hinterher den Link zur Aufzeichnung zugesendet.
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Ich danke dir für deine Unterstützung.
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Transkript
Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Episode des P hoch 3 Podcast.
Ich freue mich, dass du wieder reinhörst, denn heute sind wir schon bei der
letzten Episode, bei der letzten Folge unserer Serie Erfolgreiches Recruiting
vom ersten Kontakt bis zum perfekten Start.
Und wir sprechen heute über den ersten Schritt zu einer langfristigen Mitarbeiterbindung
Und das ist ein ganz wichtiger Schritt.
Diese Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag,
die auch Preboarding genannt wird,
die wird wirklich unterschätzt für eine langfristige Mitarbeiterbindung.
Wir sprechen also darüber, wie Du sicherstellst, dass sich die neue Mitarbeiterin
von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag schon willkommen fühlt
und wie sie auch in dieser Zeit bereits eine emotionale Bindung zu Deinem Unternehmen aufbaut.
Und dann geht es noch darum, wie Du den ersten Arbeitstag zu einem echten Highlight machst.
Und ich zeige dir in dieser Episode, wie du schon vor dem Start die Grundlagen
für eine emotionale Verbindung und für echte Begeisterung legst.
Also, deine Wunschmitarbeiterin hat den Vertrag unterzeichnet.
Der Arbeitstag, der erste Arbeitstag, das Datum für den ersten Arbeitstag steht fest.
Und jetzt geht es darum, die Zeit bis zum ersten Arbeitstag klug zu nutzen und
alles gut vorbereiten. Alles gut vorzubereiten.
Und da sind wir schon beim ersten Punkt.
Gute Vorbereitung ist alles. Und dazu gehört zum einen mal den Arbeitsplatz vorzubereiten.
Also zu gucken, okay, wo wird die neue Mitarbeiterin sitzen?
Ist alles vorbereitet? Gibt es einen Schreibtisch? Gibt es einen Stuhl?
Ist der Arbeitsplatz gut ausgestattet? braucht es einen neuen Laptop,
braucht es einen zweiten Bildschirm.
All diese Dinge müssen vorbereitet werden, genauso wie eben ein Smartphone,
Headset und auch so etwas wie Büromaterial sollte dann schon vorbereitet sein.
Und was ihr auch schon machen könnt, ist das Ganze so ein bisschen zu dekorieren,
dort das wirklich nett zu machen, sodass die Neue, wenn sie denn kommt,
sich gleich willkommen und gut aufgehoben fühlt.
Ein weiterer Punkt ist, sicherzustellen, dass bis zum ersten Arbeitstag auch
wirklich alle Zugänge und Accounts da sind.
Das heißt, man muss vorher zum einen die ganzen notwendigen Accounts einrichten,
also E-Mail-Accounts, Zugänge zu allen relevanten Tools, zu der Software,
die mit diesem Arbeitsplatz, mit dieser Rolle verbunden ist.
Das alles wirklich vorzubereiten, sodass es rechtzeitig gemacht werden kann,
sodass es rechtzeitig fertig ist, rechtzeitig die Zugänge auch wirklich da sind.
Idealerweise habt ihr genau für diese ganzen Dinge so eine Checkliste.
Das empfehle ich jedem, eine Checkliste zu machen, denn das muss man sich nicht
jedes Mal neu überlegen, sondern das macht man einmal.
Wenn man feststellt, man hat was vergessen, dann kann man diese Checkliste halt
entsprechend erweitern.
Und was auch wichtig ist für diese Vorbereitung, das ist, das Team einzubinden.
Also binde das Team wirklich bei den Vorbereitungen ein, nicht nur die interne
IT, die dann die E-Mail-Accounts und so etwas einrichtet,
sondern natürlich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass sie wissen,
wer kommt zu diesem Zeitpunkt, wie heißt diese Person und welche Aufgaben und
welche Rolle nimmt sie ein.
Und was an dieser Stelle auch wichtig ist zur Vorbereitung, das ist,
dass ihr in dem Team, in dem die neue Mitarbeiterin reinkommen wird,
dass ihr einen Einarbeitungsplan erarbeitet und fertigstellt.
Einarbeitung ist nochmal was anderes als Onboarding. Onboarding ist wirklich
so dieses Ankommen im Team, Ankommen im Unternehmen, zu wissen,
wo finde ich was, wie läuft das hier mit Urlaub und all diesen ganzen Dingen.
Welche Abteilungen gibt es und so weiter. Das ist so das, was man als Onboarding bezeichnet.
Einarbeitung ist höchst individuell, hat immer etwas mit der Position zu tun,
mit den Aufgaben und natürlich mit den Vorkenntnissen, die die neue Mitarbeiterin mitbringt.
Und das Onboarding wird in der Regel auch, da werdet ihr einen Standard haben.
Das muss halt eben einfach entsprechend angepasst werden.
Und der Einarbeitungsplan, der ist aber sehr individuell.
Und der muss auch bis zum ersten Arbeitstag fertig sein.
Genau. Ach so. Und eine Sache, die zum Onboarding dazugehört und auch bis zum
ersten Arbeitstag geklärt sein muss, Das ist praktisch so etwas wie ein Mentor oder ein Buddy,
eine Person, die muss nicht notwendig aus dem gleichen Team sein,
einfach aus dem Unternehmen, die die neue Mitarbeiterin so ein bisschen an die
Hand nimmt und ihr alles erklärt, Ansprechpartner ist,
wenn Fragen auftauchen und einfach den Einstieg ins Unternehmen,
das Ankommen ein bisschen erleichtert.
Wenn das alles vorbereitet ist, also wenn das alles bis zum ersten Arbeitstag
vorbereitet ist, dann hast du schon einen großen Pluspunkt.
Denn ich kann dir eins sagen, aus Erfahrung und auch aus vielen Gesprächen mit
Bewerberinnen und Bewerbern, das ist nicht überall so.
Und auch da kannst du einen Unterschied machen, dass wirklich der Arbeitsplatz,
die Zugänge, alles gut vorbereitet ist.
Das zeigt einfach Professionalität und das zeigt auch,
dass eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter eben wirklich willkommen
geheißen wird und man vom ersten Tag an möchte, dass diese Person,
ich will mal sagen, sofort loslegen kann.
Der zweite wichtige Punkt für diese Phase ist, dass du auf jeden Fall mit der
neuen Mitarbeiterin Kontakt hältst, in Kontakt bleibst und während dieser ganzen
Zeit deine Wertschätzung zeigst.
Das muss jetzt nicht jeden Tag sein, aber stell dir bitte vor,
es dauert wirklich drei Monate, bis die neue Mitarbeiterin kommt.
Was kann in dieser Zeit alles passieren, wenn sie in der Zeit nichts von dir
hört oder nichts von jemandem aus dem Team hört?
Da kommen Zweifel hoch, da kommt vielleicht irgendwie ein Angebot von irgendeinem Mitbewerber,
da kommt vielleicht auch eine Idee, dass das vielleicht doch nicht so eine gute
Idee war, bei euch anzufangen. Da kann also ganz, ganz viel passieren.
Deswegen bleibe zwischen Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag unbedingt
in Kontakt. Wie kann das aussehen?
Nun, als erstes, sobald die Vertragsunterzeichnung gewesen ist,
kannst du unmittelbar danach eine Willkommens-E-Mail mit ersten Informationen schicken.
Natürlich mit so etwas wie, wir freuen uns, dass du bald startest.
Hier ist ein Überblick über deinen ersten Tag. Und ich würde an dieser Stelle
auch schon gleich eine Checkliste mitschicken, die so Fragen beantwortet,
die man hat, wenn man in einem neuen Unternehmen startet.
Nämlich zum Beispiel sowas ganz Banales wie, wann soll ich eigentlich am ersten Arbeitstag da sein?
Was soll ich vielleicht mitbringen? Worauf muss ich mich einstellen?
Also wirklich der Ablauf des ersten Tages, das sind wichtige Informationen,
die für Vertrauen sorgen und die gleich zeigen, dass die neue Mitarbeiterin entsteht.
Willkommen ist und dass man sich auf sie freut. Und plane auch gleich einen
kurzen Videocall ein mit dem Team, in das die neue Mitarbeiterin kommt und dem Vorgesetzten.
Das muss nicht lange sein, das muss jetzt keine halbe Stunde sein oder sowas.
Das können auch einfach nur 15, 20 Minuten sein, wo man sich einfach mal kurz
trifft und sich gegenseitig ein bisschen vorstellt.
So ganz lockeren Smalltalk macht und das stärkt einfach auch schon mal die Verbindung
und schafft unglaublich Vertrauen.
Und dann kannst du in dieser Zeit, in dieser Phase bis zum ersten Arbeitstag
mit ganz kleinen Gesten wirklich eine große Wirkung erzielen und kannst dafür sorgen,
dass dieses Vertrauen, diese emotionale Verbindung von Anfang an aufgebaut wird
und mit jedem Tag steigt und dass eben auch die Vorfreude steigt. Was kann das sein?
Ich habe ja gerade gesagt, eine E-Mail mit den wichtigsten Informationen und dass sich alle freuen.
Das ist das eine. Aber das andere ist, und das kostet nicht viel Geld,
ein kleines Willkommenspaket vorher schon zu schicken, also vor dem ersten Arbeitstag.
Da kann ein bisschen Merchandise drin sein. Ich weiß nicht, was ihr so habt.
Vielleicht eine Tasse oder auch eine Süßigkeit, die speziell ist in eurer Region.
Da gibt es ganz viele nette kleine Dinge. Es gibt sogar Unternehmen,
die sich auf so etwas spezialisiert haben und die du damit beauftragen kannst.
Und ganz wichtig dazu eine persönliche Karte oder ein persönlicher Brief.
Handgeschrieben medialerweise, das macht unfassbar viel Eindruck und jeder freut sich über so etwas.
Das ist einfach eine ganz tolle Geste.
Gleiches gilt für Geburtstagsgröße. Falls der Geburtstag der neuen Mitarbeiterin
vor dem ersten Arbeitstag liegt, kannst du so richtig Eindruck machen und für viel Freude sorgen,
wenn du einen Geburtstagsgruß schickst.
Vielleicht auch mit einer Geburtstagskarte, per Post und nicht nur per WhatsApp
oder E-Mail, weil ich schicke auch ganz viele Dinge per E-Mail.
Ich schicke so auch Geburtstagsgröße per E-Mail, aber an eine neue Mitarbeiterin
oder einen neuen Mitarbeiter würde ich das immer persönlich machen,
also mit einer persönlichen Karte.
Und sollte es vor dem ersten Arbeitstag irgendwelche Events geben,
also zum Beispiel eine Weihnachtsfeier oder ein Sommerfest oder ein Grillen
oder ein lockeres Team-Event, wo es vielleicht einen kleinen Input gibt,
also einen kleinen fachlichen Input,
aber dann hinterher irgendwie so ein nettes Beisammensein,
dann lade die neue Mitarbeiterin zu diesem Event ein.
Es gibt nichts Besseres, als vor dem ersten Arbeitstag schon die Möglichkeit zu haben,
die Kolleginnen und Kollegen in einer lockeren Atmosphäre kennenzulernen und
einfach mal so persönlich zu quatschen,
ohne dass es gleich um Arbeit geht und ohne, dass man gleich so in dieser,
ich will mal sagen, ja doch etwas neuen Situation ist, wo man sich auch erst beweisen muss.
Also in dieser Phase kannst du ganz, ganz viel dafür tun, um die emotionale
Bindung von Anfang an zu stärken und die Vorfreude noch zu erhöhen.
Und dann ist er endlich da, der erste Arbeitstag.
Der Arbeitsplatz, das hatte ich ja vorhin schon kurz gesagt,
ist idealerweise dann auch mit einem Blumenstrauß geschmückt oder verziert.
Vielleicht so ein bisschen Deko dabei und eine kleine nette Begrüßungskarte.
Da freut sich jeder drüber und man fühlt sich wirklich gleich willkommen.
Und natürlich ist es wichtig, dass du deine neue Mitarbeiterin persönlich begrüßt.
Und ihr das Büro zeigst, vielleicht einen ganz kleinen Rundgang machst,
wo ist die Kaffee-Ecke, wo sind die Toiletten?
Und schon mal so einen ganz kleinen ersten Rundgang durch die Zimmer machst.
Je nachdem, wie groß das Unternehmen ist, würde ich das am Anfang wirklich erstmal
nur auf den engeren Kreis beschränken.
Und was wichtig ist am ersten Tag, auch da so ein lockeres Kennenlernen.
Das kann ein gemeinsames Frühstück sein, das kann aber auch sein,
dass ihr gemeinsam Mittagessen geht oder aber euch in der Kaffee-Ecke trifft,
was immer bei euch üblich ist oder gut zu euch passt,
das am ersten Tag mit der neuen Mitarbeiterin.
Stell dann das Team einfach auch kurz vor und natürlich auch den Buddy,
den ihr ausgewählt habt und der die neue Mitarbeiterin, die in den kommenden
Wochen und Monaten begleiten wird und eben ihr zur Seite stehen wird.
Und dann ist der erste Tag, das ist immer so ein bisschen unterschiedlich,
was man am ersten Tag alles macht.
Ich bin ein großer Fan davon, dass man am ersten Tag mit der neuen Mitarbeiterin
oder dem neuen Mitarbeiter gleich mal zu besprechen, zum einen,
wie das Onboarding aussieht,
also welche Abteilungen man kennenlernt oder welche Teams man kennenlernt,
wie das so gestaltet ist und vor allen Dingen auch den Einarbeitungsplan durchgeht.
Und nochmal die gegenseitigen Erwartungen bespricht und einfach mithilfe des
Einarbeitungsplans dann auch ganz konkret bespricht, okay,
so sieht es aus, das wollen wir in den nächsten Monaten, in den nächsten Wochen
und Monaten wirst du das und das tun, das musst du hier erarbeiten,
hier sind deine Ansprechpartner, dass man das zumindest mal bespricht.
Und was ich an dieser Stelle total wichtig finde, ich habe ja schon ganz oft
darüber gesprochen, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ein unfassbarer
Schatz für dein Unternehmen.
Nicht nur, weil sie neue Kompetenzen mit reinbringen, sondern sie bringen eine
neue Perspektive mit rein. Den Blick, den unvorstellten Blick von außen.
Und ich mache das immer so, dass
ich neue Mitarbeiterinnen am ersten Tag gleich ermutige und sie bitte,
erstens sich alle Fragen zu notieren und die Fragen auch zu stellen.
Es gibt keine blöden Fragen, sondern das ist irgendwie ganz wichtig.
Also alles, was unklar ist, alles, was irgendwie ihr merkwürdig vorkommt,
wirklich zu notieren und dann eben auch zu fragen.
Und auch, ich habe ja gerade schon gesagt, alles was der neuen Mitarbeiterin
merkwürdig vorkommt, eben auch so dieses, warum machen die das so?
Das ist dieser externe, dieser unverstellte Blick von außen,
der zeigt einfach manchmal ganz neue Perspektiven auf.
Und man kommt an dieser Stelle mit den neuen Mitarbeiterinnen,
wenn man dann im Feedback-Gespräch ist, darauf, dass manche Prozesse vielleicht
irgendwie vereinfacht werden können, dass manche Dinge völlig überflüssig sein können.
Und dazu ermutige ich die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits am ersten Tag.
Genau. Und was dann auch noch schön ist, ist, wenn die neue Mitarbeiterin am
ersten Tag gleich einen kleinen Beitrag leisten kann.
Das heißt, nach diesen ganzen Besprechungen und so weiter ist ja ganz viel neu,
vielleicht schon eine erste Aufgabe, eine ganz kleine erste Aufgabe zu haben,
die machbar ist und mit der die neue aber das Gefühl hat, dass sie schon einen Beitrag leisten kann.
Auch das gibt gleich ein gutes Gefühl. Und am Abend, je nachdem wie lange der
Arbeitstag dauert, aber auch vom ersten Tag an und gerade insbesondere am ersten Tag,
ist es gut nochmal vorbeizugehen und dann zu sagen,
und wie war jetzt dein erster Tag, wie hast du den ersten Tag erlebt?
Einfach nur um einen kurzen Austausch zu haben und so ein Gefühl dafür zu bekommen,
ob die Neue sich wirklich auch gut aufgenommen fühlt.
Damit kannst du den ersten Arbeitstag wirklich zum Höhepunkt dieser Pre-Boarding-Phase
machen, die mit dem ersten Tag, mit dem ersten Arbeitstag endet.
Dann beginnt die Onboarding-Phase und eben auch die Einarbeitung.
Darauf gehe ich, dazu habe ich ja schon an anderer Stelle einige andere Podcast-Episoden
aufgenommen. Aber damit ist das der Höhepunkt und auch damit machst du einen Unterschied.
Es geht immer darum, einen positiven Unterschied zu machen, einen spürbaren,
erlebbaren Unterschied für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu machen.
Aber insbesondere natürlich auch, darum haben wir uns ja gekümmert,
für die Bewerberinnen während des Bewerbungsprozesses und dann eben für die
neuen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, für die du dich entschieden hast.
Ich setze alles daran, diese gesamte Phase so zu gestalten, ich sage immer so
ein bisschen Wow-Effekt, aber dass wirklich dieses Vertrauen,
diese emotionale Bindung, die Zufriedenheit von Anfang an gestärkt ist und im Prinzip wächst.
Weil, ich sage es nur, und jeder hat es schon mal erlebt, die ersten Krisen werden kommen.
Dinge, die nicht so gut funktionieren, Dinge, die schief gehen.
Die neuen Mitarbeiter werden Fehler machen. Sie werden zweifeln,
weil irgendwie irgendjemand sich blöd verhält oder irgendwas nicht gut läuft.
Aber je größer das Vertrauen ist, dass dann wächst die emotionale Bindung,
desto eher kann man auch in einer frühen Phase der Zusammenarbeit mit solchen Dingen umgehen.
Einfach, weil die positiven Erlebnisse, die positiven Erfahrungen deutlich überwiegen.
Ja, und damit endet diese Serie. Sechs Teile waren das, hör gerne nochmal in die anderen rein.
Und wenn du mehr darüber erfahren möchtest,
wie du jetzt nicht nur das Preboarding gut gestaltest, sondern deinen gesamten
Recruiting-Prozess optimieren kannst und auch vor allen Dingen zukunftssicher aufstellen kannst,
dann lade ich dich ganz herzlich zu meinem kostenlosen Webinar ein.
Das da heißt Schlackes Recruiting mit Machbarkeitsstrategie für IT, Tech und Engineering.
Das findet am kommenden Dienstag statt. Heute ist Donnerstag,
wo ich die Episode aufnehme, also Donnerstag der 9.
Morgen am 10. erscheint diese Episode und am 14.01.
Findet das Webinar statt von 12 bis 13.30 Uhr, so circa 60 bis 90 Minuten,
je nachdem wie viele Fragen du hast. Das ist kostenlos.
Du kannst dich direkt dafür anmelden. Ich packe den Link zur Anmeldung in die Shownotes.
Und wenn du jetzt schon weißt, dass du keine Zeit hast am Dienstag,
dann melde dich trotzdem an, denn alle, die angemeldet sind,
bekommen im Nachgang auch die Aufzeichnung für ein paar Tage,
dass du das nachschauen kannst, nachsehen kannst und bekommen auch die Unterlagen zu diesem Webinar.
Und von daher lohnt es sich in jedem Fall, sich anzumelden,
gerade wenn du das Jahr 2025 unter das Motto stellst,
deine Mitarbeitergewinnung endgültig auf zukunftssichere Füße zu stellen und
eine deutliche Verbesserung im Recruiting-Prozess und vor allen Dingen in der
Qualität der Bewerbungen und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
die du einstellst, erzielen möchtest.
Ja, und das war's dann für heute.
Ich wünsche dir noch einen wundervollen Freitag und ein schönes Wochenende und
sage Tschüss, bis zum nächsten Mal.
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